jueves, 21 de julio de 2011

Gestión de Proyectos

Es la disciplina que integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos, y administrar recursos requeridos para desarrollar un proyecto y cumplir un alcance, en el limite de tiempo, y con los costes definidos, sin estrés y con buen clima interpersonal.

Características o atributos comunes:
Objetivos y metas
Calendario de actividades
Complejidad manejable
Administra recursos
Organización matricial
Sistema de comunicación y control

Caracterísiticas 
Guía de los fundamentos de la Dirección de Proyectos
Un producto/ bien producido
La capacidad de prestar un servicio
Un resultado
Elaboración de resultados

Áreas específicas determinantes del éxito


Aspectos del seguimiento de la Gestión
Provee una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto
Visibilidad
Desviaciones
Frecuencia
Toma de decisiones
Técnicas de seguimiento


Importancia de la comunicación

A quién se le comunica que  información
De que manera se comunica la información
Con que frecuencia se comunica
Con que grado de detalle


Reuniones
Determinar quién debe asistir, con que información y para qué
Comunicar objeto y objetivos de la reunión
Informar si la reunión es periódica o especial
Fijar una "orden del día"
Comentar y compartir expectativas
Definir acciones futuras
Designar a alguien para que redacte un acta
Determinar la próxima reunión
Agradecer la participación y cooperación

Partes interesadas 

El Cliente( Para quién se realiza el proyecto)
Patrocinador: ( Quién proporciona los recursos para la elaboración del proyecto)
Promotor(Quién apadrina a los directivos)

Equipo de Dirección
Director del proyecto
Dirección facultativa( Encargados del control y la dirección del proyecto: Director de campo y Coordinador de seguridad)
La oficina de gestión de proyectos


Gestor del Proyecto
Se esfuerza por mantener el progreso y la interacción mutua productiva de las partes, de manera que el riesgo disminuya.Muchas veces es representante del cliente y debe implementar la satisfacción de sus necesidades.

Director de campo u obra:
En la ejecución material es la mayor autoridad y responsabilidad.Es el interlocutor habitual con la propiedad en el campo u obra.

El equipo de desarrollo del proyecto:( personas que realizan el trabajo del proyecto)
Consultores, coaches, facilitadores.
Proyectistas, ejecutores
Coordinador de seguridad y salud
Empresas de ingeniería
Constructores o empresas constructoras
Subcontratistas o subcontratados
Trabajadores autónomos
Empresas de instalación
Conservadores ambientales
Entidades y laboratorios de ensayo

Los agentes externos:
Entidades financiera
Entidades aseguradora
Colegios profesionales de Ingenieros, Arquitectos, Constructores, Abogados, Técnicos, etc.
Los organismos de control e inspección, públicos (funcionarios) o privados con atribuciones legales para fiscalizar
Suministradores, empresas de suministro, subcontratistas, etc
Gobiernos nacionales, regionales, locales, consejos comunales, etc.
Sindicatos
Organizaciones ecologistas


Los usuarios 
La(s) persona(s) que utilizarán el producto -bien y/o servicio- del proyecto.


Las tres restricciones tradicionales
La restricción de tiempo se refiere a la cantidad de tiempo disponible para completar un proyecto
La restricción de coste se refiere a la cantidad presupuestada para el proyecto
La restricción de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto


Orientación a proyectos
La orientación de una empresa para gestionarse según proyectos
El desarrollo de competencia de gestión de proyectos
La forma en que los proyectos son coordinados en portafolios
La forma en que los proyectos son dirigidos
La forma en que las competencias de los directores de proyectos son desarrollados


Posibles alteraciones en la gestión de proyectos 



Efecto de los cambios en la productividad

Curva creciente( aumento de la productividad y reducción de costos) ,o pendiente negativa

Efecto de inflación
Los cambios monetarios influyen sobre la apreciación del valor ganado.

Determinación del coste estimado a la finalización
El promotor puede realizar su propio cálculo del coste a la finalización del proyecto


Índices de rendimiento


Del coste( mide el coste presupuestado para el trabajo completado frente al coste actual.)
Planificación( Este índice mide el coste del trabajo realizado frente al coste del trabajo planificado) 
Trabajo por completar( indica para cada unidad monetaria gastada, cual será la cantidad de trabajo necesario para finalizar el proyecto)


Actividades de gestión de proyectos: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre

Redacción de la propuesta
Planificación del proyecto. 
Estimación de costos del proyecto.
Supervisión y revisión del proyecto.
Especificación, captación, evaluación, selección, inducción, supervisión, capacitación de personal
Comunicación personal y colectiva, y presentación de informes


Dirección del alcance del proyecto
Planificación del alcance
Definición del alcance
Crear EDT
Verificación del alcance
Control del alcance


Elaboración de la EDT
  • Controlar la duración de la actividad
  • Conocer los recursos requeridos
  • Conocer el coste de la actividad

Estudios previos
En el estudio de viabilidad técnica
En el estudio de viabilidad económica se estudia la rentabilidad del proyecto
Estudio complementario de viabilidad financiera.


Métodos en gestión de proyectos


Diagrama de Gantt
La herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto 

PERT
La técnica de revisión y evaluación de programas,s básicamente un método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado.


Cadena crítica
 Es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto.


Riesgo y oportunidad en la Gestión de proyectos


Administración de riesgos
Procesos de gestión de riesgos:


  • Plan de administración de riesgos
  • Establecer los responsables de de cada tarea concreta
  • Se deben asignar unos plazos y un coste determinados 
  • También hay que determinar la probabilidad y el impacto 
  • Identificar los riesgos
  • Análisis DAFO
  • Método Delphi
  • “Brainstorming”( lluvia de ideas)
  • Entrevistas
  • Análisis de las listas de control
  • Análisis de supuestos
  • Técnicas de Diagramación
  • Juicio de expertos
  • Medir y analizar los riesgos de forma cualitativa
  • Evaluación de Probabilidad e impacto de los riesgos
  • Matriz de probabilidad e impacto
  • Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos
  • Evaluación de la urgencia de los riesgos
  • Juicio de Expertos
  • Medir y analizar los riesgos de forma cuantitativa
  • Análisis de sensibilidad
  • Análisis del valor monetario esperado (EMV)
  • Modelado y simulación
  • Juicio de Expertos
  • Planificar la respuesta a los riesgos
  • Aceptar el riesgo o las consecuencias que este ocasione tras producirse
  • Solventar el riesgo antes de que ocurra eliminando aquella amenaza que le vaya a dar pie o bien transfiriéndoselo a otra empresa subcontratada que se encargue de esa parte.
  • Se puede reducir el impacto que ocasione un riesgo o incluso eliminarlo si actúas sobre la actividad que lo vaya a ocasionar y disminuyes la probabilidad de que ocurra.
  • Asegurar que el riesgo va a ocurrir intentando estimular las factores que vayan a darle lugar.
  • Obtener una mayor oportunidad y mejorar el riesgo si se consigue maximizar los factores clave que inducen el riesgo.
  • Como en el caso de riesgos negativos, también se puede aceptar el riesgo, compartirlo o cederlo a un tercero si procede.
  • Monitorear y controlar los riesgos
  • Consiste en la realización de los procesos de administración de riesgos

Nivel de incertidumbre en la gestión de riesgos


  • Alta: se da cuando son externos
  • Normal: se da cuando son internos 
“Futuros alternativos”:
Intervalo de futuros
Verdadera ambigüedad



Análisis de las fuentes de incertidumbre de riesgos


  1. Identificar la fuente de incertidumbre.
  2. Identificar los riesgos.
  3. Analizar la información disponible.
  4. Tomar distintas alternativas en función del riesgo que se presenta para ejecutar el proyecto.
  5. Elegir una decisión acorde con lo anterior.
  6. Tomar una estrategia de seguimiento del proyecto.
  7. Comunicar los riesgos identificados cuando surjan e intentar ponerles solución y aprender de ellos sacando las mejores oportunidades posibles.


Papel del director de proyecto en una correcta gestión de riesgos

  • Gestionar bien el proyecto para repartir bien las tareas y poder terminarlo con éxito y en el tiempo establecido.
  • Identificar, hacer un seguimiento y finalmente dar solución a los problemas que aparezcan en el proyecto.
  • Asegurarse de realizar las tareas y trabajos que se piden en el proyecto siempre teniendo en cuenta los cambios o modificaciones que hayan podido tener lugar durante la ejecución de éste.
  • Identificar, administrar y tratar de suavizar en la medida de lo posible los riesgos aparecidos.
  • Asegurarse de que se está realizando un trabajo con la calidad adecuada para el caso antes de entregarlo.

Niveles de competencia “riesgo y oportunidad” según el IPMA


Nivel A: El director de proyecto ha sabido dirigir de forma exitosa la gestión del riesgo y oportunidad  en importantes programas de una organización o dentro de una unidad de la organización.
Nivel B: El director de proyecto ha sabido dirigir de forma exitosa la gestión del riesgo y oportunidad de un proyecto complejo.
Nivel c: El director de proyecto ha sabido dirigir de forma exitosa la gestión del riesgo y oportunidad de un proyecto con complejidad limitada.
Nivel D: El director de proyecto tiene los conocimientos necesarios sobre gestión de riesgo y oportunidad en proyectos y puede aplicarlos.


Gestión de proyectos por medio de la herramienta del valor ganado


Es una herramienta de Gestión de Proyectos que desarrolla e integra los parámetros técnicos, de costes, y de planificación en una única herramienta.
A través de La línea base del rendimiento (PMB) es la línea base que queda determinada por el coste planificado de las tareas que componen el proyecto.
El primero consiste en identificar los trabajos a realizar y asignar la responsabilidad sobre dicha tarea.
El siguiente paso consistirá en planificar en el tiempo las diferentes tareas que hayan sido determinadas en el paso anterior. 



Ventajas técnicas del valor ganado

Es un sistema simple de gestión y control de proyectos, que proporciona datos creíbles. Integra en una única técnica, el trabajo, la planificación y el coste, utilizando para ello, la estructura de descomposición del proyecto (EDP). Proporciona una identificación temprana de los problemas, mediante el uso de los índices de rendimiento del coste (CPI) y de la planificación (SPI). Permite predecir con una cierta seguridad, dentro de un rango, el coste final del proyecto. Es posible predecir, mediante el índice de rendimiento del trabajo que queda por completar (TCPI), el comportamiento futuro del proyecto, y actuar en consecuencia para corregir las desviaciones.

[Definiciones básicas

Para utilizar el método del valor ganado es necesario conocer el significado de los términos básicos que a continuación se presentan:
Cuantificación de lo realizado, lo esperado y lo invertido o pagado
§                     Valor planificado (PV): Planned value
§                     Valor Ganado (EV): Earned value.
§                     Coste real (AC): Actual cost.
§                     Costes finales planificados (CPF): Coste planificado final
§                     Costes finales estimados (CEF): Coste estimado final
§                     La variación del coste: (CV): Cost variance. En su estimación intervienen EV y AC: CV = EV − AC
§                     La variación del cronograma:
§                                 SV (schedule variance).
§                                 SV = EV − PV
§                     La variación a la finalización del proyecto: VAC = BAC − EAC
Estado del proyecto o actividad
§                     PC (percent complete): Porcentaje completado o ya hecho
§                     PS (percent spent): Porcentaje gastado €,$,£,¥ .
§                     PP (percent planned): Porcentaje realizado sobre lo previamente planificado.

Otros métodos y herramientas

§                  Método del diagrama de precedencias
§                     PRINCE2
§                     Método en V
§                     Metodología Open de gestión de proyectos (español).
§                     Existen varios software de administración de proyectos

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